Чек-листы на производстве: для чего они нужны, как их создавать и автоматизировать?

Чек-листы являются простым и удобным инструментом контроля сложных рабочих процессов, которые нередко требуют выполнения множества операций.

Современные производственные предприятия функционируют в условиях постоянной многозадачности. Руководителям сложно качественно и своевременно следить за выполнением всех операций, соблюдением политики компании и правил безопасности. В таких условиях использование чек-листов становится неотъемлемой частью процесса оптимизации. Они позволяют сэкономить время сотрудников и увеличить эффективность труда, а также обезопасить рабочую среду.

Ниже мы расскажем, как правильно составить чек-лист, как его использовать и какие способы автоматизации контроля существуют.

Чек-лист, также известный как контрольный список, является перечнем пунктов, которые нужно выполнить в заданной последовательности для достижения конкретного результата. Хотя многие еще не привыкли к этому термину, но наверняка сталкивались с его использованием на работе или в жизни. Чек-листы на производственных предприятиях играют важную роль. Ведь в производственной сфере любая мелочь влияет на конечный результат. Необходима постоянная и полная сосредоточенность, чтобы избежать брака и обеспечить безопасность работников.

Но каким образом чек-листы на производстве могут помочь?

• Во-первых, они позволяют не упускать из виду ни одной важной мелочи. Человек, работающий по такому списку, не забудет и не запутается, даже если алгоритм действий очень сложен.
• Во-вторых, применение чек-листов повышает качество выполнения работ. Каждый пункт четко определяет критерии оптимального результата.
• В-третьих, использование чек-листов помогает избегать повторяющихся ошибок. Руководители могут видеть, какие промахи чаще всего допускают работники, и внести поправки в список, чтобы исключить их в будущем.

Кроме того, применение чек-листов также способствует улучшению дисциплины на предприятии, так как четкий список задач хорошо мотивирует работников и помогает им знать, сколько времени нужно потратить на каждый этап работы. Это позволяет им меньше отвлекаться и более сосредоточенно выполнять свои обязанности. Быстрое внедрение любых нововведений также может быть достигнуто благодаря чек-листам, поскольку руководители могут внести необходимые изменения в список, чтобы перестроить производственный процесс.

Еще одно преимущество чек-листов заключается в том, что они позволяют экономить рабочее время. Ведь для каждого процесса производства можно составить чек-лист, который облегчит планирование работы, так как сотрудникам не придется каждый раз планировать работу заново.

Наконец, использование чек-листов освобождает ресурсы для решения более важных задач. Если на предприятии внедрена и успешно работает система чек-листов, руководитель больше не будет постоянно думать о планировании и контроле. Вместо этого он сможет сконцентрировать внимание на изучении новых материалов, оборудования и методов работы.

Чек-листы могут использоваться как при планировании действий, так и для проверки и отчетности. Сфера их применения на производстве достаточно широка, они могут использоваться для упорядочивания и стандартизации любых процессов.

В целом, чек-листы являются эффективным инструментом управления на производстве. Их использование позволяет не упускать важных моментов, повышать качество работ и экономить ресурсы в процессе производства.

Как разработать чек-лист

Чек-листы обычно создают и составляют руководители подразделений и должностные лица, ответственные за те или иные рабочие процессы на производстве. Они же контролируют выполнение пунктов списка.

Но чтобы чек-лист был действительно эффективным, при его разработке и внедрении необходимо следовать определенным правилам. На практике руководители нередко допускают ошибки, из-за которых чек-листы могут создавать дополнительные проблемы вместо того, чтобы решать их.

Итак, как правильно написать чек-лист? Он составляется по следующему алгоритму:

1. Разделение задачи на этапы. Это будет своеобразный каркас списка, который представляет собой разделы. Например, чек-лист по охране труда и технике безопасности можно представить в виде разделов «Обучение персонала», «Хранение материалов», «Рабочий процесс», «Пожарная безопасность», «Электробезопасность» и т.д.
2. Детализация каждого этапа, разделение его на отдельные операции. Например, в пункте «Электробезопасность» могут быть следующие подпункты: «Все электроприборы заземлены», «Электрооборудование регулярно проверяется», «К работе с электроинструментом допущен только персонал с соответствующей группой электробезопасности», «Сотрудники снабжены электрозащитными средствами» и другие.
3. Продумывание возможных ошибок, которые могут возникнуть на любом из этапов, и соответствующих напоминаний/предупреждений в списке.
4. Протестирование получившейся пробной версии чек-листа.
5. При необходимости внесение исправлений и дополнений.

Вот несколько полезных советов, которые помогут избежать ошибок при составлении чек-листа:

• Старайтесь не создавать слишком длинных списков. Лучше всего ограничиться 6-8 пунктами, а если задача слишком объемная, разбить ее на несколько этапов и для каждого создать отдельный чек-лист.
• К объемным спискам следует применять принцип группировки, объединять задачи в разделы, использовать подзаголовки.
• Каждый пункт должен соответствовать только одному действию. Не старайтесь исполнить сразу множество пунктов, так как это затруднит концентрацию.
• Располагайте пункты в соответствии с логикой рабочего процесса.
• Используйте четкие и простые формулировки. Формулируйте задачи кратко, без лишних подробностей, которые могут отвлекать от главного.
• Если возможно, применяйте один тип чек-листов для всех процессов на предприятии. Единый стиль оформления и общая система оценки результатов упрощают ведение отчетности и аналитику.
• Оставляйте место для правок. Чек-лист должен иметь гибкую структуру.

Самый простой чек-лист выглядит как перечень пунктов с возможностью отметки о результате напротив каждого из них. При необходимости в контрольный список включают дополнительные колонки (чекбоксы), например дедлайн, время выполнения задачи сотрудником.

Чек-листы могут создаваться на разных носителях. Простейший вариант — на бумаге. Для контроля рабочих процессов на производственном предприятии он совершенно не годится. Поэтому в бизнесе и на производстве применяются в основном электронные чек-листы, которые удобно копировать, редактировать, отправлять другим сотрудникам.

Существуют разные способы создания электронных чек-листов. Например, в программе Excel можно составить чек-лист, но это сложно и утомительно. Лучше всего использовать специальные приложения - конструкторы чек-листов, которые позволяют автоматизировать процесс его создания и использования, делая его максимально простым и удобным. Так, можно с легкостью ставить задачи, назначать исполнителей, следить за ходом работы в режиме реального времени, отправлять напоминания, прикреплять фото и видео. Отчеты о результатах формируются мгновенно.

Чек-листы применяются на производстве повсеместно: руководители многих предприятий и подразделений уже успели оценить преимущества этого инструмента контроля.

Фото: freepik.com